La conservazione elettronica (conosciuta anche con il nome di “conservazione sostitutiva”) delle fatture e dei documenti digitali, è una procedura complessa – regolamentata dal Legislatore italiano – che è in grado di garantire la validità legale di un documento redatto su supporto informatico. La conservazione elettronica garantisce la validità legale dei citati documenti nel corso del tempo.
LA FUNZIONE DELLA CONSERVAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI E DELLE FATTURE

La conservazione elettronica, come prima precisato, conferisce lo stesso valore legale dei documenti cartacei ai documenti redatti su supporto informatico. Grazie alla conservazione sostitutiva, dunque, i documenti elettronici sono sostanzialmente identici (ovviamente previo rispetto di tutte le condizioni previste dalla Legge) a quelli cartacei. La funzione principale della conservazione sostitutiva e il fine ultimo auspicato dal Legislatore è quello di sostituire la documentazione cartacea con i documenti e le fatture redatti su supporto digitale.

Questo rivoluzionario cambiamento porterà, nel lungo periodo, ad un notevole risparmio sia dei costi di stampa che dei costi di archiviazione e di stoccaggio dei documenti. Un risparmio in grado di diventare davvero molto elevato specialmente nel caso di conservazione elettronica di documenti che devono essere conservati per molti anni.
E’ importante, inoltre, evidenziare che il documento informatico così conservato ha lo stesso valore probatorio sia ai fini legali sia ai fini fiscali. Ha, in definitiva, l’efficacia giuridica prevista dall’art. 2702 del codice civile che stabilisce “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa ha valore probatorio sia ai fini legali che fiscali.”
COSA SIGNIFICA CONSERVAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI E DELLE FATTURE?

Abbiamo appena esaminato le funzioni della conservazione sostitutiva e gli obiettivi che il Legislatore vuole realizzare nel luogo periodo. Ma cosa vuol dire davvero conservare digitalmente un documento oppure una fattura?

Ebbene, vuol dire bloccare il contenuto e la forma del documento digitale nel corso del tempo, vuol dire garantire e tutelare colui che ha emesso quel documento che, a sua volta, non potrà essere modificato con il trascorrere del tempo. L’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale (passaggi indispensabili ed imprescindibili del procedimento di conservazione elettronica) permettono di conferire, in maniera incontrovertibile, la paternità del documento informatico e permettono di datare il documento stesso, cristallizzandolo nel tempo.